Pourquoi un extranet mieux que le courrier électronique pour le partage de documents? La réponse est simple: e-mail est parfait pour one-to-one communication, mais pas idéal pour les groupes engagés dans la collaboration entre projets.
La plupart des programmes de courrier électronique ne fournissent que peu - si aucune manière - en vigueur de prioriser vos messages et pièces jointes. Tout arrive au même endroit, dans l'ordre dans lequel il a été envoyé.
Avec un extranet, tous les documents connexes sont automatiquement saisies dans un dossier dédié à un projet.
Pas mêlé à la dernière blague qui circule autour du bureau.
En outre, un extranet peut gérer n'importe quel document de la taille. Avec l'e-mail, vous courez le risque de grosses pièces jointes ne transitant pas par le pare-feu d'entreprise.
Partage d'une présentation power point avec un groupe est un parfait exemple. Avec le courrier électronique, vous devez casser les présentations en petits morceaux, avec chaque section ci-jointe à un courriel distinct. Les sections ne sont pas arrivés en même temps, et il peut être assez déroutant pour les personnes concernées. Imaginez le partage des trois présentations, chacun en 3 parties, à six personnes. Ce serait de neuf e-mails à six personnes. Cinquante-quatre messages!
L'utilisation d'un extranet pour le partage de documents en ligne, les présentations peuvent être envoyées en même temps, toutes intactes, classés automatiquement dans un dossier de projet unique avec tous les autres matériels connexes.
Et tout le monde a accès au même moment.
Extranets Beaucoup rendre encore plus facile, en utilisant automatiquement par courriel des alertes qui informent les destinataires que les présentations sont disponibles, et en fournissant une fonction de commentaire qui permet à chaque utilisateur de partager leur point de vue.
Un extranet assure que les documents importants se rendre à la bonne place, prêts pour une réponse instantanée. Et elle met des documents connexes et des messages ensemble. Le budget, le calendrier, le plan stratégique, la présentation power point, des notes et commentaires de tout le monde - ils apparaissent tous sur la même page. Pas de tri dans une longue liste d'emails non apparentées.
Un dernier point. Beaucoup sont des extranets sécurisés par chiffrement à 128 bits, la même protection utilisé pour protéger les transactions financières. E-mail, d'autre part, peuvent atterrir dans les mains de n'importe qui, qui est OK si vous envoyez la dernière blague, mais pas drôle du tout quand il s'agit de la confidentialité de vos documents les plus importants.
A propos de l'auteur: Malcolm Brown est vice-président de Trichys, les fournisseurs de logiciels de l'agence de publicité et les extranets clients à ses clients partout dans le monde.
Auteur: Malcolm Brown
La plupart des programmes de courrier électronique ne fournissent que peu - si aucune manière - en vigueur de prioriser vos messages et pièces jointes. Tout arrive au même endroit, dans l'ordre dans lequel il a été envoyé.
Avec un extranet, tous les documents connexes sont automatiquement saisies dans un dossier dédié à un projet.
Pas mêlé à la dernière blague qui circule autour du bureau.
En outre, un extranet peut gérer n'importe quel document de la taille. Avec l'e-mail, vous courez le risque de grosses pièces jointes ne transitant pas par le pare-feu d'entreprise.
Partage d'une présentation power point avec un groupe est un parfait exemple. Avec le courrier électronique, vous devez casser les présentations en petits morceaux, avec chaque section ci-jointe à un courriel distinct. Les sections ne sont pas arrivés en même temps, et il peut être assez déroutant pour les personnes concernées. Imaginez le partage des trois présentations, chacun en 3 parties, à six personnes. Ce serait de neuf e-mails à six personnes. Cinquante-quatre messages!
L'utilisation d'un extranet pour le partage de documents en ligne, les présentations peuvent être envoyées en même temps, toutes intactes, classés automatiquement dans un dossier de projet unique avec tous les autres matériels connexes.
Et tout le monde a accès au même moment.
Extranets Beaucoup rendre encore plus facile, en utilisant automatiquement par courriel des alertes qui informent les destinataires que les présentations sont disponibles, et en fournissant une fonction de commentaire qui permet à chaque utilisateur de partager leur point de vue.
Un extranet assure que les documents importants se rendre à la bonne place, prêts pour une réponse instantanée. Et elle met des documents connexes et des messages ensemble. Le budget, le calendrier, le plan stratégique, la présentation power point, des notes et commentaires de tout le monde - ils apparaissent tous sur la même page. Pas de tri dans une longue liste d'emails non apparentées.
Un dernier point. Beaucoup sont des extranets sécurisés par chiffrement à 128 bits, la même protection utilisé pour protéger les transactions financières. E-mail, d'autre part, peuvent atterrir dans les mains de n'importe qui, qui est OK si vous envoyez la dernière blague, mais pas drôle du tout quand il s'agit de la confidentialité de vos documents les plus importants.
A propos de l'auteur: Malcolm Brown est vice-président de Trichys, les fournisseurs de logiciels de l'agence de publicité et les extranets clients à ses clients partout dans le monde.
Auteur: Malcolm Brown
